Законността на решенията започва още от правилното свикване на общото събрание. Неточният дневен ред, неспазеният срок или липсата на доказателство за поставена покана могат да доведат до оспорване и отмяна на приетите решения.
Общото събрание се свиква с подписана покана, поставена на видно и общодостъпно място на входа на сградата.
При обикновен случай поканата се поставя не по-късно от 7 дни преди събранието. Събранието може да се проведе най-рано на осмия ден след датата на поставянето.
При неотложен случай поканата се поставя най-малко 24 часа предварително. Върху нея задължително се отбелязват датата и часът на поставянето, а за самото поставяне се съставя отделен протокол.
Правото да бъде свикано общо събрание зависи от конкретната ситуация. Законът допуска това да бъде направено от управителя, контролния орган, група собственици или дори от отделен собственик или ползвател.
| Кой свиква събранието | Кога има право |
|---|---|
| Управителният съвет или управителят | По своя инициатива и най-малко веднъж годишно. |
| Контролният съвет или контрольорът | По своя инициатива и най-малко веднъж годишно. |
| Собственици с най-малко 20% идеални части | След писмено искане до управителя. Ако той не свика събранието в законовия срок, собствениците могат да го свикат сами. |
| Всеки собственик или ползвател | При неотложен случай или когато е изминала повече от една година от последното проведено общо събрание. |
| Собственици с най-малко 20% идеални части | За първото общо събрание при нововъзникнала етажна собственост, което трябва да бъде свикано в шестмесечен срок. |
| Всеки собственик или ползвател | Когато първото събрание на нововъзникналата етажна собственост не е свикано в шестмесечния срок. |
Съгласно чл. 12 ЗУЕС общото събрание трябва да бъде свиквано най-малко веднъж годишно. Това е минимално изискване, а не ограничение. При необходимост могат да бъдат провеждани повече събрания.
Допълнително общо събрание може да бъде необходимо например при:
- възникване на необходим или неотложен ремонт;
- изтичане на мандата на управителя или управителния съвет;
- избор или смяна на професионален домоуправител;
- приемане или изменение на бюджета;
- определяне на вноските за фонд „Ремонт и обновяване“;
- избор на изпълнител за ремонт;
- кандидатстване по програма за енергийно обновяване;
- необходимост от решение относно общите части на сградата.
Собственици, които притежават общо най-малко 20% идеални части от общите части на сградата, могат да поискат от управителя да свика общо събрание. Искането задължително трябва да бъде писмено.
- Адреса на етажната собственост.
- Имената на собствениците, които отправят искането.
- Номерата на притежаваните самостоятелни обекти.
- Процента идеални части, притежаван от всеки собственик.
- Общия процент идеални части на подписалите искането.
- Причината за свикване на събранието.
- Предложение за конкретен дневен ред.
- Дата и подписи на собствениците.
Искането се подава до управителния съвет или управителя. Трябва да бъде запазено доказателство за датата на получаването му — подпис върху втори екземпляр, входящ номер, обратна разписка или документ от куриер.
Управителят трябва да свика общото събрание в 10-дневен срок от получаването на искането. Ако не го направи, собствениците, които са отправили искането, могат сами да свикат събранието при спазване на всички изисквания на ЗУЕС.
Не във всички случаи е необходимо да бъдат събрани подписи от собственици с най-малко 20% идеални части. Всеки отделен собственик или ползвател може да свика общо събрание в две специални хипотези:
Налице е опасност от разрушаване, увреждане на сградата, живота или здравето на хората или от причиняване на значителни вреди. Типични примери са опасен покрив, падаща фасада, сериозен теч, конструктивна повреда или опасна обща инсталация.
Когато е изминала повече от една година от последното проведено общо събрание, всеки собственик или ползвател може да свика ново събрание, без да е необходимо предварително искане от собственици с 20% идеални части.
Поканата е основният документ, с който се свиква общото събрание. Тя трябва да бъде ясна, конкретна и подписана от лицата, които свикват събранието.
- адресът на сградата или входа;
- кой свиква общото събрание;
- правното основание за свикването;
- датата на провеждане;
- началният час;
- мястото на провеждане;
- точният дневен ред;
- конкретни проекторешения, когато се предвижда неприсъствено гласуване;
- срокът за неприсъствено гласуване, когато такова е допустимо и бъде решено;
- електронният адрес на управителния съвет или управителя, когато е приложимо;
- информация за повторното провеждане при липса на кворум;
- имената и подписите на лицата, които свикват събранието;
- датата и точният час на поставяне на поканата.
Точка „Разни“ не е достатъчно основание да бъдат приемани решения за ремонт, събиране на пари, избор на изпълнител или смяна на управителя. Всеки въпрос, по който ще се гласува, трябва да бъде предварително и конкретно посочен в дневния ред.
Дневният ред определя границите, в които общото събрание може да обсъжда и приема решения. По правило не могат да бъдат приемани решения по въпроси, които не са предварително обявени, освен при действително неотложен случай.
„Обсъждане на ремонта на покрива.“
„Вземане на решение за извършване на необходим ремонт на покрива, определяне на обхвата и максималната стойност, избор на изпълнител, определяне на източника на финансиране, размера и срока за внасяне на дължимите суми и упълномощаване на лице за подписване на договора.“
При ремонт на покрив дневният ред може да включва отделни точки за:
- приемане на констатациите от извършен оглед;
- определяне дали ремонтът е текущ, необходим, неотложен или основен;
- приемане на техническо задание или конкретен обхват на работите;
- разглеждане на получените оферти;
- избор на изпълнител;
- определяне на максимална стойност на ремонта;
- използване на средства от фонд „Ремонт и обновяване“;
- определяне на допълнителни вноски, ако средствата не достигат;
- срок за внасяне на сумите;
- упълномощаване на лице да сключи договора;
- определяне на лице или комисия за контрол и приемане на работата;
- действия срещу собственици, които не изпълнят приетото решение.
Поканата трябва да бъде поставена на видно и общодостъпно място на входа на сградата. Обикновено това е информационното табло, зоната до входната врата или друго място, което всички обитатели могат свободно да виждат.
| Вид на случая | Срок за поставяне | Най-ранно провеждане |
|---|---|---|
| Обикновено общо събрание | Не по-късно от 7 дни преди събранието | На осмия ден след датата на поставяне |
| Неотложен случай | Не по-късно от 24 часа предварително | След изтичането на поне 24 часа |
Датата и часът на поставянето се отбелязват върху самата покана от лицата, които свикват събранието. За поставянето се съставя отделен протокол.
Освен при неотложни случаи общото събрание не може да бъде свиквано в:
- дни, обявени за официални празници;
- дни, обявени от Министерския съвет за почивни.
Преди определяне на датата трябва да се провери официалният календар. Това е особено важно около национални празници и при разместване на работни и почивни дни.
Собственик или ползвател, който не използва самостоятелния си обект или ще отсъства повече от един месец, трябва писмено да предостави на управителя:
- електронна поща;
- адрес в страната за получаване на покани;
- телефонен номер.
Когато тези данни са предоставени, уведомяването може да стане чрез изпращане на поканата на посочения адрес или електронна поща. Законът допуска и устно уведомяване за съдържанието на поканата, което трябва да бъде удостоверено с подпис от лицата, свикващи събранието.
Ако отсъстващият собственик не е посочил електронна поща, адрес в страната и телефонен номер, той се смята за уведомен с поставянето на поканата на входа по общия ред.
Протоколът за поставяне на поканата е отделен от протокола, който впоследствие ще бъде съставен за проведеното общо събрание.
В него трябва да бъдат отбелязани поне:
- адресът на етажната собственост;
- датата на поставяне на поканата;
- точният час на поставянето;
- конкретното място, на което е поставена;
- датата, часът и мястото на предстоящото събрание;
- имената на лицата, които са поставили поканата;
- подписите на лицата, свикващи събранието.
Общото събрание се провежда:
- на подходящо място в сградата;
- в прилежащата площ към сградата;
- на друго подходящо място в близост до етажната собственост.
Мястото трябва да бъде конкретно посочено в поканата и да позволява нормално участие на собствениците. Формулировки като „пред блока“ или „в района на входа“ могат да създадат неяснота.
ЗУЕС допуска общото събрание да се проведе в смесен режим — присъствено и онлайн чрез видеоконференция. Използваната връзка трябва да позволява установяване на самоличността на участниците.
Процедурата за смесено провеждане трябва да бъде уредена в правилника за вътрешния ред на етажната собственост. Не е достатъчно непосредствено преди събранието да бъде изпратен произволен линк без предварително установени правила.
Правилникът е добре да урежда:
- използваната платформа за видеоконференция;
- начина за установяване на самоличността;
- начина за присъединяване към заседанието;
- начина за заявяване на участие и изказване;
- начина за гласуване;
- действията при техническо прекъсване;
- начина за отразяване на онлайн участниците в протокола.
В протокола от събранието трябва да бъдат отбелязани онлайн участниците, самостоятелните обекти и идеалните части, които представляват, както и начинът, по който са гласували.
Собственик или ползвател, който не може да присъства, може да бъде представляван от:
| Представител | Форма на упълномощаване |
|---|---|
| Пълнолетен член на домакинството, вписан в книгата на етажната собственост | Устно на същото или предходно заседание с отразяване в протокола, писмено или чрез електронен документ. |
| Друг собственик в сградата | Устно с отразяване в протокола, писмено или чрез електронен документ. |
| Друго външно лице | Писмено пълномощно с нотариална заверка на подписа. |
| Адвокат | Писмено адвокатско пълномощно. |
Едно лице може да представлява най-много трима собственици или ползватели. Участието на пълномощника се отбелязва в протокола, а копие от писменото пълномощно се прилага към него.
Преди да започне разглеждането на дневния ред трябва да бъдат установени присъстващите собственици, техните представители и представляваните идеални части.
Кворумът и необходимото мнозинство за приемане на конкретно решение са различни понятия. Наличието на кворум позволява събранието да се проведе, но за някои решения законът изисква специално мнозинство от всички идеални части.
Редовното поставяне на поканата е само първата част от процедурата. При провеждането трябва да се установят участниците, представителството и кворумът. Общото събрание избира протоколчик, а председателстващ по правило е управителят, председателят или друг член на управителния съвет.
Общото събрание не може да приема решения извън предварително обявения дневен ред, освен в неотложни случаи.
За събранието се изготвя протокол, който трябва да съдържа:
- датата и мястото на провеждане;
- дневния ред;
- присъстващите и представляваните идеални части;
- номерата на самостоятелните обекти;
- начина на гласуване — „за“, „против“ или „въздържал се“;
- подписите на участниците;
- направените предложения и съществените изявления;
- точния текст на приетите решения.
Протоколът се изготвя в 7-дневен срок и се подписва от председателстващия и протоколчика. В същия срок на видно място на входа се поставя съобщение, че протоколът е изготвен.
ПОКАНА
за свикване на общо събрание на етажната собственост
На основание чл. 12 и чл. 13 от Закона за управление на етажната собственост се свиква общо събрание на собствениците в сградата, находяща се на адрес:
гр. …………………………………, ул./бул. ………………………………… № ………, вход ………
Събранието ще се проведе на ………………… г. от ………… часа на следното място:
………………………………………………………………………………………………
- Разглеждане на констатациите относно състоянието на покрива и необходимостта от извършване на ремонт.
- Вземане на решение за извършване на ремонт, определяне на техническия обхват и максималната стойност на дейностите.
- Разглеждане на представените оферти и избор на изпълнител.
- Вземане на решение за използване на средства от фонд „Ремонт и обновяване“ и за събиране на допълнителни вноски, ако наличните средства са недостатъчни.
- Определяне на срока за внасяне на сумите и начина на плащане.
- Упълномощаване на лице да подпише договора с избрания изпълнител и да представлява етажната собственост при изпълнението.
- Избор на лице или комисия за контрол и приемане на извършените работи.
Поканата е поставена на видно и общодостъпно място на входа на:
Дата: ………………… г.
Час: ………… часа
Свикващи събранието:
1. …………………………………………………… Подпис: …………………………
2. …………………………………………………… Подпис: …………………………
ПРОТОКОЛ
Днес, ………………… г., в ………… часа, на видно и общодостъпно място на входа на сградата, находяща се на адрес:
гр. …………………………………, ул./бул. ………………………………… № ………, вход ………
беше поставена покана за свикване на общо събрание на етажната собственост, което ще се проведе на ………………… г. от ………… часа на адрес:
………………………………………………………………………………………………
Поканата беше поставена на следното конкретно място:
………………………………………………………………………………………………
Лица, свикващи общото събрание:
1. …………………………………………………… Подпис: …………………………
2. …………………………………………………… Подпис: …………………………
Собственик на апартамент на последния етаж уведомява писмено управителя, че покривът тече и причинява щети в жилището му. Към уведомлението прилага снимки и становище от строителна фирма.
Управителят организира оглед и събира три оферти. След това подготвя покана за общо събрание. Вместо общата формулировка „Ремонт на покрива“, в дневния ред са включени отделни точки за:
- приемане на необходимостта от ремонт;
- определяне на обхвата;
- избор на изпълнител;
- определяне на цена;
- използване на средства от фонда;
- събиране на допълнителни вноски;
- упълномощаване за подписване на договор;
- контрол и приемане на ремонта.
Поканата е поставена на информационното табло повече от 7 дни предварително. Върху нея са записани датата и часът на поставяне, а управителят и второ лице подписват протокол за поставянето.
По този начин собствениците предварително знаят не само, че ще се обсъжда ремонт, а и какви конкретни решения могат да бъдат приети. Това позволява отсъстващите да упълномощят представител и намалява риска от оспорване на решенията.
- Чл. 12 ЗУЕС — кой може да свика общото събрание.
- Чл. 13 ЗУЕС — покана, срокове, уведомяване и дневен ред.
- Чл. 14 ЗУЕС — представителство и пълномощни.
- Чл. 15 ЗУЕС — кворум.
- Чл. 16 ЗУЕС — провеждане и протокол.
- Чл. 17 ЗУЕС — мнозинства за приемане на решения.
- Закон за управление на етажната собственост — ЗУЕС