Как да получите заверено копие от протокол на общо събрание на етажната собственост

Какво предвижда ЗУЕС?

Съгласно чл. 16, ал. 6 и 7 от Закона за управление на етажната собственост протоколът от общото събрание се изготвя в 7-дневен срок от провеждането му и се подписва от председателстващия събранието и протоколчика.

В същия срок управителят поставя на видно и общодостъпно място на входа съобщение, че протоколът е изготвен. За поставянето на съобщението се съставя отделен протокол, в който се отбелязват датата, часът и мястото на поставянето.

На собствениците, ползвателите и обитателите се предоставят:

• копие от протокола от проведеното общо събрание, заверено с надпис „Вярно с оригинала“;
• приложенията към протокола, включително присъствени списъци, пълномощни, декларации за неприсъствено гласуване и други приложени документи.

Не е необходимо лицето да е присъствало на събранието или да обяснява защо иска документите. Нотариална заверка на копието не се изисква. Заверката се прави от лицето, което съхранява оригинала и изпълнява функциите на управител, чрез надпис „Вярно с оригинала“ и подпис. Обичайно се посочват също името, качеството на подписващия и датата.

Кой е длъжен да предостави копието?

1. Управител или управителен съвет, избран от входа

Когато общото събрание е избрало управител, искането се отправя до него. Ако е избран управителен съвет, искането се адресира до председателя на управителния съвет. Именно управителният орган съхранява оригиналите на протоколите и приложенията към тях съгласно чл. 23, ал. 1, т. 3 ЗУЕС.

2. Професионален управител-търговец

Когато с решение на общото събрание правомощията на управителя са възложени на професионален управител-търговец по чл. 19, ал. 8 ЗУЕС, искането се отправя до фирмата на официалния ѝ адрес и електронен адрес за кореспонденция. В срока на договора професионалният управител има правата, задълженията и отговорността на управителя по ЗУЕС.

Ако външната фирма извършва единствено почистване, техническа поддръжка или събиране на такси, но не са ѝ възложени правомощията на управител, искането трябва да бъде отправено до избрания управител или председател на управителния съвет.

Първи ред: лично искане от физическо лице

Всеки собственик, ползвател или обитател може самостоятелно да поиска копие. Не са необходими решение на общото събрание, подписка или съдействие от други съседи.

Искането е добре да бъде писмено и да съдържа:

• трите имена и качеството на заявителя – собственик, ползвател или обитател;
• адреса на етажната собственост и номера на самостоятелния обект;
• датата на общото събрание или възможно най-точното му описание;
• изрично искане за заверено копие от протокола и всички приложения към него;
• адрес или електронна поща, на които документите да бъдат изпратени;
• разумен срок за изпълнение, например 7 дни.

ЗУЕС не определя отделен срок, в който управителят трябва да изпълни последващо индивидуално искане, затова посоченият от заявителя 7-дневен срок е практически срок, а не специален законов срок.

Примерно лично искане

Как да се докаже връчването?

Искането може да бъде подадено:

• в офис срещу входящ номер и подпис върху копие;
• по електронна поща, когато може да се докаже изпращането и адресът се използва официално за кореспонденция;
• с препоръчано писмо с обратна разписка;
• чрез куриер с удостоверяване на съдържанието, когато услугата позволява това;
• чрез нотариална покана.

Нотариалната покана е най-сигурният вариант при предходни откази, защото удостоверява съдържанието на искането, връчването или отказа на адресата да го получи. При професионален управител поканата трябва да бъде адресирана до търговеца на вписания му адрес, а не само лично до служител или до собственика на фирмата.

Кога е налице отказ?

За отказ може да се говори при:

• изрично писмено или устно изявление, че копие няма да бъде дадено;
• липса на отговор и неизпълнение след доказано получено искане и изтичане на разумния срок;
• предоставяне единствено на незаверено копие, въпреки че е поискано заверено;
• предоставяне на протокола без приложенията;
• предлагане само на кратък преглед в офис, без предоставяне на копие;
• твърдение, че поставеното във входа съобщение замества връчването на протокола.

При отказ трябва да се пазят всички доказателства: искания, входящи номера, електронни писма, обратни разписки, нотариални покани и отговори.

Втори ред: констативен протокол за извършеното нарушение

Кой съставя констативния протокол?

Когато отказът е извършен от управителя, член на управителния съвет или професионален управител-търговец:

• при избран контролен съвет или контрольор – протоколът се съставя от контролния орган;
• когато няма избран контролен съвет или контрольор – протоколът се съставя от трима собственици и/или ползватели.

Този ред се прилага и при професионалния управител, защото за срока на договора той носи задълженията и отговорността на управителя по ЗУЕС.

Какво трябва да съдържа?

Съгласно чл. 57 ЗУЕС се посочват:

• данни за нарушителя – имена или фирмено наименование, ЕИК и адрес;
• точно описание на неизпълненото задължение;
• времето, датата или периодът на нарушението;
• мястото на извършване;
• данни за отправеното искане и доказателствата за получаването му;
• подписите на лицата, които съставят протокола.

Констативният протокол се съставя в три еднообразни екземпляра – за съставителя/етажната собственост, за нарушителя и за общинската или районната администрация.

Какво следва след подаването му?

Документите се подават до общината или района по местонахождението на сградата с писмено искане за проверка и образуване на административнонаказателно производство. Актът за установяване на административно нарушение се съставя от общинската или районната администрация, а наказателното постановление се издава от кмета или от оправомощено от него длъжностно лице.

Какви санкции предвижда ЗУЕС?

• За управител или член на управителен/контролен съвет: глоба от 300 до 1000 лв. по чл. 56, ал. 1 ЗУЕС, когато не изпълни свое задължение по закона и деянието не съставлява престъпление.
• За професионален управител-търговец: имуществена санкция от 1000 до 2000 лв. по чл. 56, ал. 5 ЗУЕС, когато не изпълни задълженията, които има като управител.
• За лице, което управлява професионално без необходимото вписване: законът предвижда отделна имуществена санкция по чл. 55, ал. 4 ЗУЕС.

При влязло в сила наказателно постановление срещу професионален управител общината уведомява Министерството на регионалното развитие и благоустройството. Системните нарушения могат да бъдат основание за заличаване на търговеца от регистъра на професионалните управители.

Как се действа, ако никой не желае да подпише констативен протокол?

Липсата на съдействие от контрольора или от други собственици не отнема личното право на копие. Тя обаче може да затрудни специалната административнонаказателна процедура по чл. 57 ЗУЕС, защото законът изисква констативният протокол да бъде съставен от точно определени лица.

В този случай засегнатото лице може самостоятелно:

1. да изпрати нотариална покана до управителя или професионалния управител;
2. да подаде индивидуален сигнал до общината/района с всички доказателства и да поиска проверка и писмено произнасяне;
3. ако има избран контролен орган – писмено да го сезира и да поиска изпълнение на контролните му функции;
4. ако е собственик – своевременно да потърси съдебна защита пред районния съд.

Общината е длъжна да регистрира индивидуалния сигнал, но при липса на констативен протокол по чл. 57 ЗУЕС може да приеме, че не са изпълнени предпоставките за налагане на санкция по специалния ред. Ако администрацията откаже да предприеме действия, трябва да се поиска писмен и мотивиран отговор.

Изричният или мълчаливият отказ на управителя може да постави въпрос за съдебна защита, включително по чл. 43 ЗУЕС, когато са изпълнени предпоставките на тази разпоредба. Точният вид на иска, надлежната страна и исканията към съда трябва да бъдат определени според конкретните факти. Ако вече има съдебен спор, може да бъде поискано съдът да задължи страна, която държи документите, да ги представи по реда на чл. 190 ГПК.

Ако протоколът е необходим за оспорване на решение

Всеки собственик може да поиска отмяна на незаконосъобразно решение на общото събрание пред районния съд по местонахождението на етажната собственост. Срокът по чл. 40, ал. 2 ЗУЕС е 30 дни от получаването на решението по реда на чл. 16, ал. 7 ЗУЕС.

В съдебната практика е прието, че след изменението на закона „получаване“ означава реално връчване на преписа, а не само поставяне на съобщение, че протоколът е изготвен. Въпреки това засегнатият собственик не трябва да отлага консултацията с адвокат, тъй като спазването на срока се преценява според доказателствата във всеки конкретен случай.

Ако съдържанието на предоставения протокол е невярно или непълно, всеки член на общото събрание може да го оспори писмено пред управителя по чл. 16, ал. 9 ЗУЕС в 7-дневен срок от съобщението за изготвянето му, а при отсъствие – не по-късно от един месец.

Често задавани въпроси

Може ли управителят да откаже заради личните данни в протокола?

ЗУЕС изрично предвижда предоставянето на протокола и приложенията на собствениците, ползвателите и обитателите. Наличието на лични данни само по себе си не отменя това законово задължение. Получилият документите обаче не трябва да ги използва за несъвместими цели или да ги публикува свободно в интернет.

Достатъчно ли е протоколът да бъде показан за кратко?

Не. Законът използва израза „копие ... се предоставя“. Възможността документът само да бъде прегледан не е равнозначна на предоставяне на заверено копие.

Може ли да се поиска копие от няколко предходни събрания?

Да. Добре е всяко събрание да бъде индивидуализирано с дата или поне с приблизителен период и предмет. Управителят е длъжен да съхранява оригиналите на протоколите заедно с приложенията им.

Необходимо ли е копието да бъде нотариално заверено?

Не. Изискването на чл. 16, ал. 7 ЗУЕС е копието да носи надпис „Вярно с оригинала“. Нотариалната покана е средство за доказване на искането и отказа, а не начин за заверяване на самия протокол.

Имат ли наемателите право на копие?

Когато лицето е обитател по смисъла на ЗУЕС, законът също му дава право да получи копие. Правото да иска съдебна отмяна на решение по чл. 40 ЗУЕС обаче принадлежи само на собственик.

Обобщение

• Правото на заверено копие е лично за всеки собственик, ползвател или обитател.
• Задължението е еднакво за управител от входа и за професионален управител-търговец.
• Личното писмено искане е първата стъпка; при системен отказ най-сигурното доказателство е нотариалната покана.
• Констативният протокол по чл. 57 ЗУЕС не замества искането, а установява нарушението за целите на санкционната процедура.
• При липса на контрольор протоколът за нарушение от страна на управителя се съставя от трима собственици и/или ползватели.
• Ако няма съдействие от други лица, остава възможността за индивидуален сигнал и своевременна съдебна защита.