➜ Готов контролен списък за домоуправителя

1. Получаване на сигнала

☐ Регистрирайте сигнала за теча с дата, подател и информация за засегнатия самостоятелен обект.
☐ Запишете точния адрес, входа, етажа и помещенията, в които са установени следи от влага.
☐ Установете кога е забелязан проблемът и дали се проявява при валеж, снеготопене или постоянно.
☐ Поискайте от подателя снимки и кратко писмено описание на щетите.
☐ Потвърдете на подателя, че сигналът е получен и ще бъде проверен.

2. Първоначален оглед

☐ Извършете оглед на засегнатото жилище или помещение.
☐ Огледайте покрива, когато достъпът до него е безопасен.
☐ Проверете хидроизолацията, улуците, водосточните тръби, отводнителите, бордовете и покривните обшивки.
☐ Установете дали има разместени керемиди, нарушена мембрана, пукнатини или задържане на вода.
☐ Направете снимки и видеозаписи на покрива и причинените щети.
☐ Означете снимките с дата, място и кратко описание.
☐ Съставете констативен протокол от огледа.
☐ Осигурете подписи на управителя, засегнатия собственик и присъствалите свидетели или специалисти.

3. Определяне на вида на ремонта

☐ Установете дали е необходим текущ, необходим или неотложен ремонт.
☐ Проверете дали повредата застрашава сградата, обитателите или намиращото се в нея имущество.
☐ Установете дали отлагането може да увеличи щетите.
☐ При необходимост поискайте становище от инженер, архитект или друг компетентен специалист.
☐ Изискайте в техническото становище да бъдат описани причината, необходимите дейности и препоръчителният срок за реакция.
☐ При непосредствена опасност организирайте временни мерки за обезопасяване и ограничаване на щетите.

При неотложен ремонт

Не отлагайте необходимите защитни действия единствено поради липса на проведено общо събрание. Документирайте опасността, предприетите мерки и всеки направен разход.

4. Проверка на наличните средства

☐ Проверете наличността във фонд "Ремонт и обновяване".
☐ Направете справка за неплатените задължения към фонда.
☐ Установете дали наличните средства са достатъчни за ремонта.
☐ Изчислете каква допълнителна сума трябва да бъде събрана.
☐ Предвидете разумен резерв за непредвидени, но необходими дейности.
☐ Подгответе актуален отчет за приходите и разходите на фонда.

5. Събиране на оферти

☐ Подгответе еднакво техническо задание за всички кандидати.
☐ Съберете поне две или три сравними оферти, когато обстоятелствата позволяват това.
☐ Изискайте подробно описание на предложените дейности.
☐ Изискайте количествено-стойностна сметка.
☐ Проверете какви материали ще бъдат използвани.
☐ Проверете дали цената включва труд, материали, транспорт, скеле, обезопасяване и извозване на отпадъците.
☐ Уточнете дали посочената цена включва ДДС.
☐ Сравнете сроковете за изпълнение и гаранционните условия.
☐ Проверете регистрацията, опита и препоръките на кандидатите.
☐ Предоставете офертите на собствениците преди общото събрание.

6. Подготовка на общото събрание

☐ Определете дата, час и подходящо място за провеждане.
☐ Изгответе покана с конкретен дневен ред.
☐ Включете изрична точка за обсъждане и вземане на решение за ремонта на покрива.
☐ Включете отделни точки за бюджета, изпълнителя, разпределението на разходите и сроковете за плащане.
☐ Поставете поканата на видно и общодостъпно място в предвидения от закона срок.
☐ Съставете протокол за поставянето на поканата с дата и час.
☐ Уведомете отсъстващите собственици по заявения от тях адрес или електронна поща, когато това е приложимо.
☐ Подгответе присъствен списък и справка за идеалните части.
☐ Подгответе информация за правилата за представителство и пълномощните.

7. Провеждане на общото събрание

☐ Установете самоличността на присъстващите лица.
☐ Проверете качеството им на собственици, ползватели, обитатели или пълномощници.
☐ Проверете представените пълномощни.
☐ Изчислете кворума според представените идеални части.
☐ Запишете кворума в протокола.
☐ Разглеждайте само въпросите от предварително обявения дневен ред, освен в допустимите от закона случаи.
☐ Представете техническото становище и получените оферти.
☐ Запишете направените предложения и резултата от всяко гласуване.
☐ Проверете дали решенията са приети с необходимото мнозинство.

8. Съдържание на решението

☐ Опишете точно вида и обхвата на ремонтните работи.
☐ Посочете избрания изпълнител и приетата оферта.
☐ Определете общата стойност или максималния бюджет.
☐ Уточнете дали стойността включва ДДС.
☐ Определете каква част ще бъде платена от фонд "Ремонт и обновяване".
☐ Определете размера на допълнително събираните средства.
☐ Посочете начина за разпределяне на разходите между собствениците.
☐ Приложете таблица с индивидуалните задължения или ясна формула за изчисляването им.
☐ Определете сроковете и начина на плащане.
☐ Посочете банковата сметка или другия допустим начин за плащане.
☐ Упълномощете управителя да подпише договора с изпълнителя.
☐ Определете реда за възлагане на допълнителни работи.
☐ Определете лицата, които ще контролират и приемат ремонта.

9. Протокол и уведомяване

☐ Включете в протокола датата, мястото и началния час на събранието.
☐ Приложете присъствения списък и пълномощните.
☐ Запишете представените идеални части и установения кворум.
☐ Отразете направените предложения и обсъждания.
☐ Запишете точния текст на всяко решение.
☐ Посочете резултатите от гласуването.
☐ Изгответе и подпишете протокола в законовия срок.
☐ Поставете съобщение за изготвения протокол.
☐ Съставете протокол за поставяне на съобщението с дата и час.
☐ Предоставете копие от протокола на собствениците по приложимия ред.

10. Разпределяне и събиране на средствата

☐ Проверете идеалните части на всички самостоятелни обекти.
☐ Изчислете индивидуалното задължение на всеки собственик.
☐ Проверете дали сборът на индивидуалните суми съответства на общата необходима сума.
☐ Изпратете на всеки собственик информация за неговата вноска.
☐ Посочете основанието, срока и начина на плащане.
☐ Издавайте документ за всяко плащане в брой.
☐ Съхранявайте банковите извлечения за безкасовите плащания.
☐ Водете регистър на постъпилите суми.
☐ Отбелязвайте частично платените и просрочените задължения.

11. Договор с изпълнителя

☐ Сключете писмен договор.
☐ Проверете дали управителят разполага с необходимото решение и представителна власт.
☐ Опишете точно ремонтните дейности.
☐ Посочете материалите, количествата и техническите изисквания.
☐ Определете общата цена и условията за нейното изменение.
☐ Определете размера и условията за авансовото плащане.
☐ Свържете останалите плащания с реално изпълнени етапи.
☐ Определете началната дата и крайния срок.
☐ Предвидете писмено одобрение за допълнителните работи.
☐ Посочете гаранционния срок.
☐ Уредете реда за отстраняване на дефекти.
☐ Предвидете отговорност при забавяне или некачествено изпълнение.
☐ Приложете офертата и количествено-стойностната сметка към договора.

12. Контрол по време на ремонта

☐ Заснемете състоянието непосредствено преди започване на работата.
☐ Осигурете безопасен достъп до покрива.
☐ Уведомете обитателите за началото и очакваната продължителност.
☐ Проверявайте дали се използват договорените материали.
☐ Заснемайте скритите работи преди тяхното закриване.
☐ Водете хронология на извършените дейности.
☐ Описвайте установените отклонения и дефекти.
☐ Одобрявайте допълнителни дейности само в писмена форма.
☐ Не извършвайте плащане за неприет или недоказан етап.

13. Приемане на ремонта

☐ Извършете подробен окончателен оглед.
☐ Проверете дали са изпълнени всички договорени дейности.
☐ Сравнете действително изпълненото с количествено-стойностната сметка.
☐ Опишете установените дефекти и недовършени работи.
☐ Определете срок за отстраняване на забележките.
☐ Подпишете приемо-предавателен протокол.
☐ Получете окончателна фактура.
☐ Получете гаранционните документи и указанията за поддръжка.
☐ Направете снимки на завършения ремонт.
☐ Извършете окончателното плащане след приемането на работата.

14. Действия при неплатили собственици

☐ Проверете дали срокът за доброволно плащане е изтекъл.
☐ Проверете още веднъж начина на изчисляване на задължението.
☐ Изпратете писмена покана за доброволно плащане.
☐ Посочете основанието, точния размер и крайния срок.
☐ Запазете доказателство за връчването на поканата.
☐ Обсъдете възможност за разсрочване, ако общото събрание го допуска.
☐ Подгответе решението, протокола, присъствения списък и справката за задължението.
☐ Проверете дали решението е било оспорено в законовия срок.
☐ Преди започване на съдебна процедура предоставете документите за преглед от адвокат.

15. Финансов отчет и архив

☐ Изгответе окончателен отчет на събраните средства.
☐ Опишете всички извършени плащания.
☐ Установете дали има остатък или недостиг на средства.
☐ Представете отчета на собствениците.
☐ Архивирайте сигнала и констативния протокол.
☐ Архивирайте поканата и протокола за поставянето ѝ.
☐ Архивирайте протокола от общото събрание и присъствения списък.
☐ Архивирайте пълномощните.
☐ Архивирайте офертите и техническото становище.
☐ Архивирайте договора и количествено-стойностната сметка.
☐ Архивирайте фактурите и платежните документи.
☐ Архивирайте приемо-предавателния протокол.
☐ Съхранете снимките преди, по време и след ремонта.
☐ Запишете началната и крайната дата на гаранционния срок.
☐ Определете дата за профилактичен оглед на покрива.

Документи, които трябва да останат в архива

☐ Писмен сигнал за теча.
☐ Констативен протокол.
☐ Снимки и видеозаписи преди ремонта.
☐ Техническо становище.
☐ Получени оферти.
☐ Покана за общото събрание.
☐ Протокол за поставяне на поканата.
☐ Присъствен списък и пълномощни.
☐ Протокол от общото събрание.
☐ Таблица с индивидуалните задължения.
☐ Договор с изпълнителя.
☐ Количествено-стойностна сметка.
☐ Фактури и платежни документи.
☐ Снимки на скритите работи.
☐ Приемо-предавателен протокол.
☐ Гаранционни документи.
☐ Окончателен финансов отчет.

Най-важните правила накратко

Документирайте проблема

Снимките, протоколите и техническото становище са основни доказателства за необходимостта от ремонта.

Спазвайте процедурата

Дори необходимият ремонт може да бъде забавен, ако решението на общото събрание е прието при процедурни нарушения.

Формулирайте точно решението

Посочете обхвата, бюджета, изпълнителя, вноските, сроковете и правомощията на управителя.

Следете плащанията

Всяка получена и изразходвана сума трябва да бъде отразена и подкрепена с документ.

Контролирайте изпълнителя

Проверявайте материалите, скритите работи, сроковете и качеството преди плащане.

Пазете пълния архив

Документите защитават етажната собственост при гаранционен, финансов или съдебен спор.

Готов контролен списък за домоуправителя при ремонт на течащ покрив